Unternehmenskarte: Wozu wird sie gebraucht und welche Vorteile bietet sie

In Verbindung mit der Dokumentation von Lenk- und Ruhezeiten durch digitale Tachografen kommen verschiedene Ausführungen der Fahrtenschreiberkarten zum Einsatz. Unterschieden werden hier neben den Werkstatt- und Fahrer-, vor allem die Kontroll- und Unternehmenskarten. Die Unternehmenskarte ist ein spezielles Angebot für Unternehmen. Sie wird vorrangig verwendet, um sicherzustellen, dass Informationen aus dem Kontrollgerät regelmäßig ausgelesen werden. Gleichzeitig erlaubt sie das Sichern der hier gespeicherten Informationen.

Die Unternehmenskarte wird also verwendet, um zum einen den Download der Daten des digitalen Tachografen sicherzustellen und zum anderen um die Erstellung der nötigen Ausdrucke zu bewerkstelligen. Eine Unternehmenskarte muss prinzipiell beantragt werden. Wo die Antragstellung erfolgen muss und welche Behörde die Karte dann auch tatsächlich ausgibt, ist Ländersache und damit von Bundesland zu Bundesland verschieden. Anlaufstellen für die Unternehmenskarte sind im Allgemeinen die DEKRA, die Gemeinden, die Straßenverkehrsbehörden und der TÜV.

Funktion der Unternehmenskarte

Unternehmen, die europaweit im Güterverkehr unterwegs sind, müssen sich immer an die Landesvorschriften halten, die es zu Lenk- und Ruhezeiten gibt. Damit die Einhaltung dieser Vorgaben überhaupt kontrolliert werden kann, sind die Fahrer generell dazu verpflichtet, tätigkeitsbezogene Daten zu sammeln. Dies erfolgt über die sogenannte Fahrerkarte.

Damit die Lenk- und Ruhezeiten nicht händisch aufgezeichnet werden müssen, kommen digitale Tachografen zum Einsatz. Sie zeichnen die für die Kontrolle wichtigen Informationen auf, speichern diese und können sie bei Bedarf einfach ausgeben. Ein Download der hier gespeicherten Informationen ist aber nur mit der Unternehmenskarte möglich. Sie berechtigt dann auch zum Datenausdruck, sodass eine sichere sowie komfortable Fuhrparkverwaltung in den Unternehmen möglich ist. Das ist vor allem relevant, wenn Betriebskontrollen anstehen.

Jede Unternehmenskarte wird explizit für die Firma ausgestellt, die sie schließlich auch nutzt. Um einen Missbrauch zu vermeiden, befinden sich auf der Karte unternehmensspezifische Informationen. Dazu gehören etwa der Firmenname und die Anschrift. Aber auch die Gültigkeitsdauer sowie die Behörde, die die Karte ausgestellt hat, können recht simpel nachvollzogen werden.

Welche Informationen speichert die Unternehmenskarte?

Neben den Daten, die auf der Unternehmenskarte aufgedruckt sind, gibt es verschiedene Informationen, die auf der Karte gespeichert werden und sich mit einem Computer auslesen lassen. Dazu gehören ebenso die individuellen Unternehmensinformationen, aber auch die Kartennummer und das Ausstellungsland. Über den Fahrtenschreiber lässt sich zudem die Gültigkeitsdauer der Unternehmenskarte ermitteln, das amtliche Kennzeichen und die Zulassungsbehörde auslesen. Eine Speicherung von Daten, die auf die Fahreraktivitäten zurückzuführen sind, erfolgt hier aber prinzipiell nicht.

Unternehmenskarte verloren: Was jetzt nötig ist

Bei der Unternehmenskarte handelt es sich um ein recht kompaktes Arbeitsmittel, das im Trubel des Alltags durchaus auch einmal verloren gehen kann. Auch wenn sich hier keine detaillierten Informationen zu den Fahreraktivitäten finden, ist die Unternehmenskarte als vertrauliches Dokument durchaus wichtig. Daher muss jeder Verlust auch unmittelbar gemeldet werden. Dies gilt übrigens auch dann, wenn sich die Unternehmenskarte aufgrund eines Defekts nicht mehr nutzen lässt.

Wer braucht eine Unternehmenskarte?

Die Unternehmenskarte ist für alle Fuhrunternehmen Pflicht, die im EU-Raum unterwegs sind. Hier spielt es keine Rolle, ob nur im In- oder auch im Ausland gefahren wird. Auch Fahrer, die als Solo-Selbstständige oder Lohnunternehmer unterwegs sind, müssen eine solche Unternehmenskarte beantragen. Dies ist auch dann erforderlich, wenn sie nicht mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs sind, sondern dieses mieten. Alle Daten, die von den digitalen Tachografen aufgezeichnet werden, lassen sich nur mit der Unternehmenskarte auslesen.

Beantragung der Unternehmenskarte: Diese Dokumente werden benötigt

Auch wenn für die Ausgabe der Unternehmenskarte ganz unterschiedliche Stellen zuständig sind, gibt es einige Gemeinsamkeiten zwischen den Ländern. Diese zeigen sich vor allem bei den benötigten Unterlagen. Vonseiten des Gesetzgebers ist es demnach erforderlich, dass die Aushändigung der Unternehmenskarte an Nachweise gebunden ist. Hierzu gehören der Personalausweis des jeweiligen Antragstellers sowie die Gewerbeanmeldung. Aber auch der Handelsregisterauszug und eine eventuell vorhandene Vertretervollmacht sind nötig.

Wie lange ist die Unternehmenskarte gültig?

Die Gültigkeit von sämtlichen Fahrtenschreiberkarten ist begrenzt. Hier macht die Unternehmenskarte keine Ausnahme. Die Dauer ist auf fünf Jahre festgeschrieben. Danach muss ein Antrag auf eine neue Karte gestellt werden. Hier muss ein enges Zeitfenster beachtet werden. Die Beantragung der neuen Unternehmenskarte muss vor Ablauf der Gültigkeit erfolgen. Dabei kann sie frühestens sechs Monate vor Gültigkeitsablauf erst einmal beantragt werden. Der Antrag sollte spätestens 15 Tage vor dem Gültigkeitsende eingehen.

Sobald die Gültigkeit der Unternehmenskarte abgelaufen ist, erscheint auf dem Gerätedisplay eine Fehlermeldung. Eine Nutzung ist damit nicht mehr möglich. Die Anzahl der Unternehmenskarten ist immer davon abhängig, wie groß ein Unternehmen ist. Erst ab einer Gesamtanzahl von 62 Karten muss ein spezielles Vorgehen erfolgen. Hierbei handelt es sich um die Maximalanzahl der Indexnummer.

Kosten der Unternehmenskarte

Für die Ausstellung der Unternehmenskarte fällt immer eine Gebühr an. Diese setzt sich aktuell aus zwei Posten zusammen. Einerseits muss hier die Gebühr für das KBA genannt werden. Andererseits fällt ein Verwaltungsanteil an. Die Kosten variieren je nachdem, ob es sich um einen Erst- oder einen Folgeantrag handelt. Unternehmen sollten sich hier also vorab über die entstehenden Kosten in ihrem individuellen Fall informieren.

Bild von Robert Fotograf auf Pixabay.