Die Art und Weise, wie Rechnungen im Unternehmensumfeld bearbeitet werden, hat sich stark gewandelt. Die Digitalisierung schreitet voran, und Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie weiterhin auf Papierrechnungen setzen oder auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) umsteigen sollen.

Kosten der Papierrechnung

Die Papierrechnung war lange Zeit der Standard in der Rechnungsstellung, doch sie ist nicht ohne Kostenaufwand. Hierbei fallen direkte und indirekte Kosten an, die sowohl Material- als auch Arbeitsaufwand umfassen.

Direkte Kosten

Jede Papierrechnung erfordert die Verwendung von Druckpapier und Druckertinte. Selbst bei großen Bestellungen und dem Druck im eigenen Haus summieren sich diese Kosten. Es wird geschätzt, dass das Drucken einer einzigen Papierrechnung zwischen 0,05 und 0,15 Euro kostet. Zusätzlich zum Papier wird pro Rechnung mindestens ein Briefumschlag benötigt, was die Gesamtkosten um etwa 0,05 Euro pro Rechnung erhöht. Ein weiterer großer Kostenfaktor ist der Versand von Papierrechnungen. Der durchschnittliche Portopreis für einen Brief liegt derzeit bei etwa 0,85 Euro für einen Standardbrief innerhalb Deutschlands. Bei internationalem Versand können die Kosten jedoch deutlich steigen.

Indirekte Kosten

Der Arbeitsaufwand für Papierrechnungen ist erheblich. Mitarbeiter müssen die Rechnung vorbereiten, drucken, kuvertieren und zur Post bringen. Abhängig von der Arbeitszeit und den Lohnkosten kann dieser manuelle Prozess die Kosten pro Papierrechnung um mehrere Euro erhöhen. Zudem erfordern gesetzliche Vorgaben eine sichere Archivierung von Rechnungen über einen Zeitraum von mehreren Jahren. Bei Papierrechnungen bedeutet dies eine physische Lagerung, die sowohl mit Mietkosten für Lagerräume als auch mit einem zusätzlichen Zeitaufwand für die Verwaltung verbunden ist.

Kosten der E-Rechnung

Im Gegensatz zur Papierrechnung entfallen bei der E-Rechnung viele der oben genannten direkten Kosten. Dennoch bringt auch die digitale Rechnungsstellung eigene Kostenaspekte mit sich.

Direkte Kosten

Für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen ist eine geeignete Software oder Plattform erforderlich. Es gibt verschiedene Anbieter, die sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Lösungen anbieten. Die Kosten pro Rechnung sind jedoch im Vergleich zu Papierrechnungen in der Regel deutlich niedriger und liegen oft unter 0,01 Euro. Die Übermittlung von E-Rechnungen erfolgt in der Regel per E-Mail oder über spezielle Portale, wobei die Übertragungskosten minimal sind, da sie lediglich von der vorhandenen Internetinfrastruktur abhängen. Bei großen Datenmengen oder speziellen Anforderungen, wie etwa der Nutzung zertifizierter Übertragungswege, können jedoch zusätzliche Kosten entstehen.

Indirekte Kosten

Die Einführung eines E-Rechnungssystems erfordert eine anfängliche Investition in Software, Schulungen und IT-Ressourcen. Diese Kosten können je nach Unternehmensgröße und der Komplexität der bestehenden IT-Struktur stark variieren. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen und manipulationssicher sind. Dies kann zusätzliche Investitionen in zertifizierte E-Signaturen oder revisionssichere Archivierungssysteme erfordern. Auch E-Rechnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Im Vergleich zur physischen Lagerung von Papierrechnungen ist die digitale Archivierung jedoch deutlich kostengünstiger, da nur Speicherplatz benötigt wird. Cloud-basierte Lösungen bieten hier eine kostengünstige und platzsparende Archivierungsmöglichkeit, die im Vergleich zu Papierrechnungen erhebliche Einsparungen ermöglicht.

Kostenvergleich: Papierrechnung vs. E-Rechnung

Bei einem direkten Vergleich der Kosten zeigt sich, dass E-Rechnungen deutliche Vorteile in Bezug auf Kosteneffizienz bieten. Eine Schätzung der Gesamtkosten beider Rechnungsarten verdeutlicht dies:

Insgesamt können die Kosten für eine Papierrechnung zwischen 1,50 und 3 Euro pro Stück liegen, während die Kosten für eine E-Rechnung oft unter 0,05 Euro bleiben.

Umweltaspekte als zusätzlicher Faktor

Neben den finanziellen Aspekten spielt auch der Umweltschutz eine zunehmend wichtige Rolle in der Entscheidung zwischen Papierrechnung und E-Rechnung. Papierrechnungen erfordern den Verbrauch von Papier, Druckertinte und anderen Ressourcen, während E-Rechnungen keine physischen Materialien benötigen. Unternehmen, die Wert auf Nachhaltigkeit legen, können durch den Umstieg auf E-Rechnungen ihren ökologischen Fußabdruck erheblich reduzieren.

Papierrechnungen tragen zum Abfallaufkommen bei, und ihre Produktion erfordert den Einsatz von Energie und Wasser. E-Rechnungen sind hingegen umweltfreundlicher, da sie vollständig digital erstellt, versandt und archiviert werden.

Ein direkter Kostenvergleich zwischen Papierrechnungen und E-Rechnungen zeigt, dass die elektronische Rechnungsstellung signifikante Kostenvorteile bietet. Unternehmen, die auf E-Rechnungen umstellen, profitieren nicht nur von geringeren direkten Kosten wie Druck- und Versandkosten, sondern auch von niedrigeren langfristigen Aufwänden für Archivierung und Verwaltung. Zudem ermöglicht der digitale Prozess eine schnellere Abwicklung und erhöht die Effizienz in der Buchhaltung.

Durch den Umstieg auf E-Rechnungen können Unternehmen nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten.