Existenzgründer, die sie für die Umsatzsteuerpflicht entschieden haben, sind verpflichtet, monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Weg an das Finanzamt zu übermitteln. Dazu existieren integriert in gängige Buchhaltungsprogramme so genannte Elster-Schnittstellen. Außerdem gibt es von den Finanzbehörden eine kostenlose amtliche Steuersoftware oder auch das kostenlose Internetportal Elster online.
In der Umsatzsteuervoranmeldung, wird die Differenz zwischen den eigenen Umsatzsteuereinnahmen und den selbst gezahlten Vorsteuern (das ist der Umsatzsteuer-Anteil auf den Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern) ermittelt und dem Finanzamt mitgeteilt. Sind die Steuereinnahmen höher als die Vorsteuersumme, ergibt sich eine Zahllast, die ans Finanzamt überwiesen werden muss. Im umgekehrten Fall entsteht ein Erstattungsanspruch: Dann gibt es eine Gutschrift vom Finanzamt. Sowohl die Überweisung der Zahllast als auch eventuelle Erstattungen erfolgen unaufgefordert.
Bei einer jährlichen Steuerschuld von bis zu 1.000 Euro verzichtet das Finanzamt auf Antrag ganz auf die Umsatzsteuervoranmeldung. In dem Fall genügt die Jahres-Umsatzsteuererklärung, die zusammen mit der Einkommensteuererklärung abzugeben ist - in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres. Lag die Zahllast im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro, ist eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung vorgeschrieben. Die Anmeldetermine sind dann der 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und der 10. Januar. Bei einer Steuerschuld von mehr als 7.500 Euro ist die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung Pflicht. Stichtag ist in dem Fall jeweils der 10. Kalendertag des Folgemonats. Wichtige Sonderregelung: Umsatzsteuerpflichtige Gründer müssen im Jahr der Gründung und dem darauffolgenden Kalenderjahr sogar unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuereinnahmen eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Sowohl Monats- als auch Quartalszahler können beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung von einem Monat für die Umsatzsteuervoranmeldung beantragen. Dem Antrag wird in aller Regel kommentarlos stattgegeben. Monatszahler müssen dann allerdings zu Jahresbeginn eine "Sondervorauszahlung" in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Zahllast begleichen.
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