Die meisten Unternehmer müssen ein monatliches Kassenbuch schreiben. Steuerpflichtige, welche ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschuss-Rechnung erstellen, sind nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Bei anderen ist es Pflicht, oder geht auch gar nicht anders, bspw. im Einzelhandel.
Das Kassenbuch dient als buchhalterischer Erfassungsort für alle Geschäftsvorfälle, die mit Bargeld bezahlt werden. Dabei müssen die durchgeführten Transaktionen im Unternehmen zeitnah und vollständig erfasst werden. Es muss also alles dokumentiert werden, was bar ausgezahlt oder eingenommen wurde. Von Bareinnahmen und –ausgaben über private Einlagen können dies auch Entnahmen aus der Kasse sein, welche darauf auf ein Bankkonto eingezahlt werden und umgekehrt. Ebenso müssen Schecks, welche man zunächst als Einnahmen in der Kasse erfasst und später als Gutschrift auf der Bank eingereicht werden, im Kassenbuch dokumentiert werden.
Das Kassenbuch dient der Verwaltung der internen Kasse und erfasst Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln eines Unternehmens.
Die Empfehlung ist, Einträge im Kassenbuch auf Tagesbasis umzusetzen, da ansonsten die Kassenführung nach Gesetzgebung nicht mehr ordnungsgemäß ist. Wichtiger aber auch, dass Eintragungen in ein Kassenbuch nur so verändert werden dürfen, dass der Inhalt im Original noch feststellbar ist. Überschreitungen über Tilgungen und Unkenntlichmachung in sind verboten. Ebenso gilt die Aufbewahrungsfrist von einem Kassenbuch von 10 Jahren. Der Einsatz von Kassenbuch Software ist nur dann ordnungsgemäß, wenn auch hier einmal gemachte Eintragungen nicht geändert werden können oder Stornierungen beziehungsweise Änderungen dokumentiert werden. Es gibt auf dem Markt zahlreiche Software, mit welcher man nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ein Kassenbuch schreiben kann. Die Erstellung mit Excel oder einer ähnlichen Programm ist übrigens nicht beim Finanzamt anerkannt, denn mit Excel kann jede Zeile schnell manipuliert, d.h. gelöscht oder etwas hinzugefügt werden. Da aber eine Änderung nach der Buchung nachvollzogen werden muss, verstößt das mit Excel geführte Kassenbuch gegen § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung (AO). Das kann bei der handschriftlichen Erstellung nicht passieren. Daher ist das Schreiben des Kassenbuchs eine kostengünstige und sichere Alternative zur teuren Kassenbuchsoftware.
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Geschrieben von Andreas Schilling
