E-Rechnung: Tipps zur E-Rechnungspflicht

Wichtige Abgrenzung: Nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass jede Rechnung im PDF-Format bereits als E-Rechnung gilt. Dies ist jedoch nicht der Fall. Die E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts muss einem strukturierten Format entsprechen, beispielsweise der Norm EN 16931. Eine einfache PDF-Datei oder ein E-Mail-Anhang zählt nicht dazu.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfolgt stufenweise, um Unternehmen und Selbstständigen Zeit zur Anpassung zu geben. Seit Anfang 2025 sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und archivieren zu können – ohne Ausnahme. Das gilt sowohl für große Unternehmen als auch für Einzelunternehmer und Freiberufler.

Der Versand von E-Rechnungen wird in einem späteren Schritt für viele verpflichtend, jedoch nicht für alle. Folgende Gruppen sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen:

• Selbstständige, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, wie bestimmte Bildungsangebote oder medizinische Dienstleistungen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, da für sie eine Sonderregelung gilt.
• Rechnungen an Verbraucher (B2C), denn die Pflicht besteht nur für geschäftliche Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B).
• Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttowert von 250 Euro, diese fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.

Trotzdem müssen alle Selbstständigen die E-Rechnungen ihrer Geschäftspartner akzeptieren, auch wenn sie selbst von der Versandpflicht befreit sind.

E-Rechnung vs. klassische Rechnung – Die Unterschiede

Eine der wichtigsten Veränderungen ist die klare Abgrenzung zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Während eine klassische Rechnung auch in Papierform oder als einfaches PDF-Dokument gültig ist, müssen E-Rechnungen bestimmte Kriterien erfüllen:

• E-Rechnungen liegen im maschinenlesbaren XML-Format vor und entsprechen der Norm EN 16931.
• Sonstige Rechnungen umfassen alle anderen Rechnungsarten, darunter Papierrechnungen, PDF-Dateien ohne strukturierten Datensatz oder Rechnungen in Word- oder Excel-Format.

Gängige Formate für E-Rechnungen

In Deutschland haben sich zwei Formate für E-Rechnungen etabliert:

1. XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format, das insbesondere für Rechnungen an Behörden vorgeschrieben ist.
2. ZUGFeRD: Ein Hybrid-Format, das eine strukturierte XML-Datei mit einer für Menschen lesbaren PDF kombiniert. Dadurch lassen sich die Rechnungen sowohl manuell betrachten als auch automatisch verarbeiten.

Daneben existieren auch E-Rechnungsformate aus anderen EU-Staaten, wie etwa Factur-X aus Frankreich oder FatturaPA aus Italien. Unabhängig vom Format ist entscheidend, dass die maschinenlesbaren XML-Daten korrekt sind, da sie steuerlich ausschlaggebend sind.

Fristen zur Einführung der E-Rechnungspflicht

Während die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen bereits seit Januar 2025 besteht, gibt es für den Versand verschiedene Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2026 bleibt die Ausstellung von E-Rechnungen freiwillig.
• Bis Ende 2027 gilt eine verlängerte Frist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro.
• Bis Ende 2027 dürfen Rechnungen im EDI-Format weiterhin genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Nach Ablauf dieser Fristen müssen alle betroffenen Unternehmen und Selbstständigen elektronische Rechnungen ausstellen, sofern sie nicht explizit von der Pflicht befreit sind.

Rechtsgrundlagen der E-Rechnungspflicht

Die relevanten gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung finden sich in folgenden Vorschriften:

• § 14 UStG regelt die Ausstellung und Annahme elektronischer Rechnungen.
• § 27 UStG enthält Übergangsregelungen zur Einführung.
• Die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die Norm EN 16931 definieren die technischen Standards.
• Ein BMF-Schreiben vom 15.10.2024 konkretisiert die Sichtweise der Finanzverwaltung.

Wie können Selbstständige E-Rechnungen erstellen und archivieren?

Die meisten Buchhaltungsprogramme unterstützen mittlerweile die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Besonders gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind in kostenpflichtigen Rechnungssoftwares standardmäßig enthalten. Für Selbstständige ist es ratsam, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und eine geeignete Softwarelösung zu wählen.

Zusätzlich existieren kostenlose Tools, die beim Erstellen und Lesen von E-Rechnungen helfen. Beispielsweise bietet die Plattform XRechnung-erstellen.com einen Generator für das Format XRechnung. Auch PDF24.org stellt Werkzeuge zur Erstellung von E-Rechnungen bereit. Die gesetzlich vorgeschriebene, revisionssichere Archivierung muss jedoch jeder Unternehmer selbst sicherstellen.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein bedeutender Schritt in der Digitalisierung der Buchhaltung und Steuerverwaltung. Während einige Selbstständige und Freiberufler von der Versandpflicht ausgenommen sind, betrifft die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen alle Unternehmer. Es lohnt sich daher, frühzeitig auf die neuen Anforderungen umzustellen, um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten.